Запровадження системи електронного документообігу в Україні: особливості законодавчого регулювання

Abstract

У статті, на основі низки нормативно-правових актів, зроблена спроба узагальнити питання стану запровадження системи електронного документообігу. Охарактеризовано електронний документообіг і встановлено, що це система процесів створення, обробки, погодження, узгодження, відправлення, отримання і зберігання документів у цифровому форматі. З’ясовано, що перевагами електронного документообігу є те, що працівники можуть вміщувати в документ не лише текст, а й мультимедійні дані. Доведено, що, використовуючи заздалегідь заготовлені форми, передача інформації відбувається на велику кількість адрес надзвичайно швидко, економиться папір, пошук і отримання інформації відбувається оперативно, документи захищені від несанкціонованого доступу та розмежовуються права доступу співробітників до інформації. Зазначено, що в Україні, як і в багатьох інших країнах, зокрема й у країнах Європейського Союзу, активно впроваджують системи електронного документообігу в державних установах та бізнесі з метою підвищення ефективності та зменшення бюрократії. Звернуто увагу, що зарубіжний досвід може бути корисним для розробки та вдосконалення власних підходів у цій галузі. Встановлено, що сучасні організації, підприємства та установи в Україні невіддільно пов’язані із швидкими та ефективними інформаційними потоками. З розвитком технологій очікується посилення інтересу до впровадження систем електронного документообігу в різних сферах діяльності. Це може призвести до поширення нових рішень та збільшення конкуренції на ринку програмних продуктів для управління документами. Обґрунтовано, що важливим надбанням у дослідженні питання організації електронного документообігу та роботі з електронними документами є українське законодавство, підзаконні нормативно-правові акти, де унормовано основні акспекти такого виду діяльності.